ARTSOFT-ONE

Η πρώτη οθόνη που βλέπεις όταν μπαίνεις. Σου δείχνει σε live mode: σημερινές παραγγελίες, εισπράξεις, πληρωμές, εκκρεμή τιμολόγια, ληξιπρόθεσμα, ταμειακή ροή ημέρας/εβδομάδας/μήνα.

Πώς το χρησιμοποιείς

• Quick Actions πάνω δεξιά — κουμπιά για συχνές ενέργειες (νέο τιμολόγιο, νέα είσπραξη, νέος πελάτης)
• KPIs πάνω αριστερά — οι αριθμοί που έχουν σημασία για σήμερα
• Γραφήματα στο κέντρο — πωλήσεις & εισπράξεις τελευταίου μήνα
• Alerts κάτω — ληξιπρόθεσμα τιμολόγια, χαμηλό στοκ, εκκρεμότητες

Πλήρης διαχείριση πελατολογίου με μοναδικά τιμοκαταλόγια ανά πελάτη. Κάθε πελάτης μπορεί να βλέπει τις δικές του τιμές, και στο ERP και στο eshop σου.

Νέος πελάτης

1. Πάτα "+ Νέος Πελάτης" πάνω δεξιά.
2. Συμπλήρωσε στοιχεία επιχείρησης: Επωνυμία, ΑΦΜ, ΔΟΥ, Διεύθυνση, Τηλέφωνα, Email.
3. Επίλεξε κατηγορία: B2B / B2C / Εστίαση / Λιανική / VIP κλπ.
4. Αν θες, αντιστοίχισε τιμοκατάλογο (π.χ. "Χονδρική -10%" ή "VIP -20%").
5. Όρισε πιστωτικό όριο (πόσα μπορεί να χρωστάει).
6. Πρόσθεσε notes ή ιστορικό επικοινωνιών.
7. Πάτα "Αποθήκευση".

Καρτέλα πελάτη

Πατώντας έναν πελάτη βλέπεις:

• Όλα τα τιμολόγια & εισπράξεις του
• Τρέχον υπόλοιπο, ληξιπρόθεσμα
• Ιστορικό αγορών (top προϊόντα)
• Notes & επικοινωνίες

Καρτέλες προμηθευτών με όρους πληρωμής (π.χ. "Πληρωμή σε 30 μέρες"), IBAN για εμβάσματα, ιστορικό αγορών και υπόλοιπο πληρωμών.

Tip πρακτικής χρήσης

Όταν προσθέτεις τιμολόγιο αγοράς από έναν προμηθευτή, η ημερομηνία πληρωμής υπολογίζεται αυτόματα από τους όρους πληρωμής που έχεις ορίσει στην καρτέλα του.

Κάθε προϊόν έχει κωδικό, όνομα, μονάδα μέτρησης, τιμή πώλησης, τιμή αγοράς, ΦΠΑ, στοκ. Το στοκ ενημερώνεται live ανά κίνηση (αγορά, πώληση, επιστροφή).

Νέο προϊόν

1. Πάτα "+ Νέο Προϊόν".
2. Δώσε κωδικό (μοναδικό — μπορεί να είναι barcode).
3. Όνομα, περιγραφή, μονάδα (τεμ, kg, lt, μέτρα...).
4. Τιμή αγοράς (από προμηθευτή) και πώλησης (στους πελάτες σου).
5. ΦΠΑ% (13% για τρόφιμα, 24% για τα υπόλοιπα).
6. Αρχικό στοκ (πόσα έχεις τώρα).
7. Όριο χαμηλού στοκ για alerts.
8. Φωτογραφία (προαιρετικά) — εμφανίζεται και στο eshop.
9. Πάτα "Αποθήκευση".

Lot/Batch tracking

Για προϊόντα με ημερομηνία λήξης (τρόφιμα, καλλυντικά, φάρμακα) μπορείς να ενεργοποιήσεις lot tracking. Έτσι ξέρεις πόσα έχεις από κάθε παρτίδα και ποια λήγει πρώτη (FIFO).

Μπορείς να έχεις πολλαπλά ταμεία:

• Κεντρικό ταμείο επιχείρησης (μετρητά κατάστηματος)
• Ταμείο ιδιοκτήτη (προσωπικά μετρητά)
• Ταμεία υποκαταστημάτων (αν έχεις πολλά καταστήματα)
• Ειδικά ταμεία (π.χ. ταμείο για ταξίδια / προμηθεύς)

Σε κάθε ταμείο καταγράφονται εισπράξεις, πληρωμές, μεταφορές. Βλέπεις live το υπόλοιπο και αναζητάς εύκολα ιστορικές κινήσεις.

Νέα κίνηση ταμείου

1. Επίλεξε ταμείο.
2. Πάτα "+ Είσπραξη" ή "+ Πληρωμή".
3. Συμπλήρωσε ποσό, ημερομηνία, αιτιολογία.
4. Συνέδεσε με πελάτη/προμηθευτή (αν είναι σχετικό) — έτσι ενημερώνεται το υπόλοιπό του αυτόματα.
5. Πάτα "Καταχώριση".

Διαχείριση πολλαπλών λογαριασμών (Πειραιώς, Εθνική, Eurobank, Alpha κλπ) με IBAN, υπόλοιπα, κινήσεις, και συμφωνία τραπεζικού λογαριασμού (reconciliation).

Συμφωνία τραπεζικής κατάστασης

Στο τέλος του μήνα κατεβάζεις την κατάσταση από την τράπεζα ως CSV/Excel. Την ανεβάζεις στο ARTSOFT-ONE και το σύστημα αυτόματα αντιστοιχίζει κάθε γραμμή με τις δικές σου κινήσεις. Όσες δεν αντιστοιχίζονται, σου τις σημαίνει ώστε να διορθώσεις.

Καταχωρείς το δάνειο μία φορά (κεφάλαιο, επιτόκιο, διάρκεια, αρχή) και το σύστημα υπολογίζει αυτόματα το χρονοδιάγραμμα δόσεων.

• Παρακολουθείς ποιες δόσεις πλήρωσες, ποιες είναι ληξιπρόθεσμες
• Βλέπεις σύνολο τόκων που θα πληρώσεις
• Ιστορικό πληρωμών
• Reminders για επερχόμενες δόσεις

Όταν μεταφέρεις λεφτά μεταξύ ταμείων, τραπεζών ή από ταμείο σε τράπεζα και αντίστροφα, αυτή είναι η ενότητα. Δεν μπερδεύονται με εισπράξεις/πληρωμές πελατών.

Παραδείγματα:

• Πάς λεφτά από ταμείο καταστήματος → τράπεζα (κατάθεση)
• Πάς από τράπεζα → ταμείο ιδιοκτήτη (ανάληψη για προσωπικά)
• Πάς από ταμείο κεντρικού → ταμείο υποκαταστήματος

Η καρδιά του ERP. Εκδίδεις:

• Τιμολόγιο πώλησης (Β2Β)
• Απόδειξη λιανικής (Β2C)
• Πιστωτικό τιμολόγιο / επιστροφή
• Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών

Έκδοση τιμολογίου — βήμα-βήμα

1. Πάτα "+ Νέο Τιμολόγιο".
2. Επίλεξε τύπο (πώληση / λιανική / υπηρεσιών).
3. Επίλεξε πελάτη (πληκτρολόγησε ΑΦΜ ή όνομα — εμφανίζεται autocomplete). Αν είναι νέος, μπορείς να τον προσθέσεις on-the-fly.
4. Πρόσθεσε γραμμές προϊόντων — επιλέγεις προϊόν, ποσότητα, η τιμή υπολογίζεται από τον τιμοκατάλογο του πελάτη ή είναι manual override.
5. Πρόσθεσε έκπτωση (ποσοστό ή ποσό) αν θες.
6. Έλεγξε σύνολα — καθαρό, ΦΠΑ, τελικό. Υπολογίζονται αυτόματα.
7. Επίλεξε τρόπο πληρωμής (μετρητά / κάρτα / πίστωση / κατάθεση).
8. Πάτα "Έκδοση".
9. ✅ Το τιμολόγιο στέλνεται αυτόματα στο myDATA. Παίρνεις MARK code.
10. Μπορείς να εκτυπώσεις PDF, να το στείλεις email στον πελάτη, ή και τα δύο.

Αν κάνεις λάθος

Δεν μπορείς να διαγράψεις τιμολόγιο που έχει σταλεί στο myDATA. Πρέπει να εκδώσεις πιστωτικό τιμολόγιο για να το ακυρώσεις. Το ARTSOFT-ONE σου το κάνει εύκολο: στην καρτέλα του τιμολογίου πατάς "Δημιουργία Πιστωτικού" και προσυμπληρώνονται όλα.

Όταν στέλνεις εμπορεύματα πριν εκδώσεις τιμολόγιο (π.χ. χονδρική, παράδοση με μεταφορική), εκδίδεις Δελτίο Αποστολής. Αργότερα μπορείς να μετατρέψεις ένα ή πολλά δελτία σε ένα τιμολόγιο.

• Παρακολούθηση παραδόσεων (παραδόθηκε / σε εξέλιξη / επιστράφηκε)
• Σύνδεση με δρομολόγιο
• One-click conversion → τιμολόγιο

Δημιουργείς προσφορά με ισχύ (π.χ. "Ισχύει για 15 μέρες"). Στέλνεις PDF στον πελάτη. Όταν δεχτεί, με ένα κλικ μετατρέπεις την προσφορά σε τιμολόγιο.

Status προσφορών

• Πρόχειρη — ακόμα την επεξεργάζεσαι
• Σταλείσα — έχει σταλεί στον πελάτη
• Αποδεκτή — ο πελάτης τη δέχτηκε
• Λήξασα — πέρασε η ισχύς της
• Απορρίφθηκε — ο πελάτης την απέρριψε

Ιδανικό για επιχειρήσεις που συντηρούν εξοπλισμό πελατών. Καταχωρείς:

• Μητρώο μηχανημάτων ανά πελάτη — μοντέλο, σειριακός αριθμός, ημ/νία αγοράς, εγγύηση
• Καταγραφή σέρβις — τι έγινε, ανταλλακτικά, ώρες εργασίας
• Εξωτερικές εργασίες — αν έχεις τεχνικούς που πάνε σε πελάτες
• Ραντεβού — προγραμματισμός επόμενης συντήρησης
• Ιστορικό — όλες οι παρεμβάσεις σε ένα μηχάνημα

Φτιάχνεις δρομολόγιο επιλέγοντας δελτία αποστολής ή τιμολόγια που πρέπει να παραδοθούν. Εκτυπώνεις φύλλο δρομολογίου για τον οδηγό. Στο τέλος της ημέρας καταχωρείς ποια ολοκληρώθηκαν επιτυχώς. Αν έχεις πολλούς οδηγούς, υπολογίζονται ποσοστά ανά οδηγό.

Κάθε φορά που παραλαμβάνεις τιμολόγιο από προμηθευτή, το καταχωρείς εδώ. Αυτόματα:

• Ενημερώνεται το στοκ των προϊόντων που αγόρασες
• Δημιουργείται πληρωμή προς τον προμηθευτή (με ημ/νία ληκτότητας)
• Ενημερώνεται το κόστος πώλησης των προϊόντων (FIFO ή weighted average — ορίζεται στις ρυθμίσεις)

Αγόρες παγίων (μηχανήματα, εξοπλισμός, οχήματα) δεν περνάνε ως απλά έξοδα — αποσβένονται σε βάθος ετών. Εδώ καταχωρείς:

• Όνομα / περιγραφή / αξία
• Ημερομηνία αγοράς
• Διάρκεια απόσβεσης (έτη)
• Αξία ετήσιας απόσβεσης

Το σύστημα υπολογίζει αυτόματα τις μηνιαίες αποσβέσεις και τις περνάει στα έξοδα.

Όλα τα έξοδα της επιχείρησης: ενοίκιο, ΔΕΗ, τηλεφωνία, marketing, εκπαίδευση, λογιστής κλπ.

Κατηγορίες

• Λειτουργικά — ενοίκιο, ΔΕΗ, τηλεφωνία, ίντερνετ, καθαριότητα
• Επαγγελματικά — μάρκετινγκ, διαφήμιση, εκπαίδευση
• Συνεργάτες — λογιστής, δικηγόρος, σύμβουλοι (συνδέονται με ενότητα 3.20)

Κάθε έξοδο αντιστοιχίζεται σε κατηγορία ώστε να μπορείς να βγάλεις analytics ("πόσα ξόδεψα στο marketing φέτος;").

Εδώ καταχωρείς το μητρώο εργαζομένων και υπολογίζεις τη μηνιαία μισθοδοσία.

Στοιχεία εργαζομένου

• Στοιχεία ταυτότητας, ΑΦΜ, ΑΜΚΑ
• Σύμβαση (πλήρης / μερική / ορισμένου / αορίστου)
• Βασικός μισθός
• Επιδόματα (παιδιού, οικογενειακά κλπ)
• Bonus, υπερωρίες

Μηνιαία μισθοδοσία

1. Επίλεξε μήνα (π.χ. Απρίλιος 2026).
2. Το σύστημα υπολογίζει αυτόματα: μικτός → εισφορές ΕΦΚΑ → φόρος μισθωτών → καθαρός.
3. Πρόσθεσε υπερωρίες ή bonus αν υπάρχουν.
4. Εκτύπωσε μισθοδοτική κατάσταση για το λογιστή.
5. Πάτα "Πληρωμή" — δημιουργείται είτε κίνηση ταμείου είτε εμβάσμα.

Καταχωρείς τους πωλητές σου, τους αναθέτεις πελάτες, και ορίζεις ποσοστό προμήθειας (π.χ. 5% επί καθαρών πωλήσεων).

Σε κάθε πώληση, το σύστημα αυτόματα υπολογίζει την προμήθεια του υπεύθυνου πωλητή. Στο τέλος του μήνα βλέπεις αναφορά "πόσα οφείλω σε κάθε πωλητή" και μπορείς να πληρώσεις από εκεί.

Reports

• Top πωλητές μήνα/τριμήνου/έτους
• Πωλήσεις ανά πωλητή ανά πελάτη
• Σύγκριση πωλητών

Αν δουλεύεις με εξωτερικούς υλοποιητές (π.χ. προγραμματιστές για custom έργα, designers), τους καταχωρείς εδώ.

• Καρτέλα ανά υλοποιητή με στοιχεία επικοινωνίας
• Έργα ανά υλοποιητή
• Πληρωμές προς αυτόν
• Ποσοστά (αν υπάρχουν share agreements)
• Ιστορικό συνεργασίας

Επαναλαμβανόμενοι συνεργάτες εξόδων (λογιστής, δικηγόρος, IT support, σύμβουλος). Έχουν δική τους καρτέλα με όλο το ιστορικό εξόδων προς αυτούς.

Όταν καταχωρείς ένα έξοδο και το συνδέεις με συνεργάτη, ενημερώνεται αυτόματα το σύνολο που έχεις πληρώσει σε αυτόν τη χρονιά.

Ξεχωριστό κομμάτι μόνο για τον ιδιοκτήτη. Είναι κρυφό από τους άλλους χρήστες (μόνο owner & admin το βλέπουν). Περιέχει:

• Αποταμιεύσεις σε πολλαπλούς λογαριασμούς
• Αποθεματικά
• Προσωπικά δάνεια (στεγαστικό, αυτοκινήτου)
• Ιδιωτικοί υλοποιητές (π.χ. αν φτιάχνεις σπίτι, οι μάστορες)
• Προσωπικά έξοδα

Προσθέτεις γεγονότα: συναντήσεις πελατών, ραντεβού σέρβις, υπενθυμίσεις πληρωμών. Tasks με checklist. Στο μέλλον θα έχει σύνδεση με Google Calendar.

Στείλε γρήγορα μήνυμα σε άλλο χρήστη της εταιρίας σου χωρίς να φύγεις από το ARTSOFT-ONE. Π.χ. "Ο πελάτης Παπαδόπουλος ζήτησε επιστροφή — χειρίσου το."

Πάτα στο εικονίδιο 🤖 κάτω δεξιά για να ανοίξεις τον AI βοηθό. Μπορείς να ρωτήσεις:

• "Πώς εκδίδω πιστωτικό τιμολόγιο;"
• "Δείξε μου τους top 5 πελάτες μου"
• "Πόσα έβγαλα τον Μάρτιο;"
• "Γίνε ποιοι έχουν ληξιπρόθεσμα τιμολόγια"

Ο AI σε καθοδηγεί, σου δείχνει στατιστικά, ή σε στέλνει στη σχετική ενότητα.

Όλες οι αναφορές που χρειάζεσαι για να καταλάβεις πώς πάει η επιχείρησή σου:

Οικονομικές αναφορές

• Μικτά κέρδη ανά μήνα/τρίμηνο/έτος
• Καθαρά κέρδη ανά μήνα/τρίμηνο/έτος
• Σύγκριση περιόδων (π.χ. Α' τρίμηνο 2026 vs 2025)
• Ταμειακή ροή

Πωλήσεων & Πελατών

• Top πελάτες
• Top προϊόντα
• Top πωλητές
• ROI ανά κανάλι (eshop / κατάστημα / B2B)
• Ληξιπρόθεσμα ανά πελάτη

Όλες εξάγονται σε PDF ή Excel.

Στο τέλος κάθε μήνα/τριμήνου το σύστημα υπολογίζει αυτόματα τη δήλωση ΦΠΑ σου:

• Σύνολο εκροών (πωλήσεις)
• ΦΠΑ εκροών
• Σύνολο εισροών (αγορές)
• ΦΠΑ εισροών
• ΦΠΑ προς απόδοση ή προς επιστροφή

Pre-fill των δεδομένων από myDATA. Εξαγωγή στη σωστή μορφή για ανέβασμα στο TaxisNET.